Cómo Priorizar Tu Tiempo: La Matriz de Eisenhower

Si pasan un poco de tiempo en mi canal, verán que de alguna manera soy capaz de dedicarme y sobresalir en muchísimas cosas en la búsqueda de convertirme en mi mejor versión y dominar cada una de mis dimensiones, física, mental, ocupacional, y expresiva.

Dios, este canal, que tiene 4 empleados de tiempo completo, es algo que puedo hacer en solo unas cinco horas a la semana, mucho de lo que puedo hacer hoy es el resultado de aprender a trabajar con mi cerebro para poder lograr de manera sostenible un alto nivel de eficiencia, constante en todo el espectro de cosas que hago.

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Bueno, cuando se trata de desarrollar eficiencia, si pudiera devolver el tiempo, hay algunos sistemas, creados por las grandes mentes a lo largo de la historia, que desearía haber aprovechado. Uno de esos sistemas, es la Matriz de Eisenhower. Para mi es uno de los mejores sistemas, no solo para cultivar la eficiencia y ejecutar, sino también para cultivar la eficiencia correcta y ejecutar las cosas correctas.

Entonces, sin más preámbulos, profundicemos en la Matriz de Eisenhower y veamos cómo este simple sistema puede producir mejoras masivas en la forma en que manejamos el aspecto más importante de quiénes somos, las decisiones que tomamos.

En palabras de JP Sartre

«Somos la suma de nuestras elecciones».

La matriz de Eisenhower fue diseñada por el ex presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, antes de ser presidente, fue comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y luego comandante supremo de todo la OTAN, a lo largo de su vida, creo que es justo decir que se enfrentó a algunas de las decisiones más difíciles que cualquier ser humano haya tenido que tomar. La matriz de Eisenhower, también conocida como la «Matriz urgente – importante», era el sistema que utilizaba para gestionar todo su proceso de toma de decisiones.

Popularizada y reconstruida por Stephen Covey en su libro, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, la matriz de Eisenhower consta esencialmente de 4 cuadrantes en los que organizamos nuestras decisiones y tareas:

  1. Urgente e importante
  2. Urgente y no importante
  3. No urgente, pero importante
  4. Ni urgente, ni importante

Vamos a entrar en detalles sobre cada cuadrante en un minuto, pero primero quiero discutir por qué este sistema es tan efectivo.

Tal vez piensen que debería ser sentido común priorizar las tareas urgentes e importantes primero, y eso es lo que los académicos solían pensar también. En realidad, hay dos fuerzas interesantes en juego aquí:

1. El simple efecto de urgencia

Un estudio publicado en 2018 llamado “El Simple Efecto de Urgencia” observó que las personas tienden a sentirse más atraídas por las tareas que tienen una fecha de vencimiento percibida, y por lo tanto, tienen una recompensa más rápida, que por las tareas importantes que suelen ser más difíciles de hacer y tienen una recompensa retrasada.

2. El principio de dominación

El simple efecto de urgencia es una violación directa del principio de dominación, el cual, si debemos seguir, básicamente, el principio de dominación supone que los tomadores de decisiones racionales eligen la estrategia objetivamente dominante, como trabajar en tareas importantes incluso si son más difíciles, ya que las recompensas son mayores incluso si llegan más tarde.

Entonces, simplifiquemos, el principio de dominación nos hace creer que naturalmente deberíamos elegir trabajar en las tareas importantes con mayores beneficios, pero como vemos cada vez más, especialmente en la era digital, del correo electrónico y las redes sociales, tendemos a trabajar en cosas que tienen una recompensa más rápida, a menudo en detrimento de lo que realmente nos beneficia.

La matriz Eisenhower nos ayuda a comprender mejor todo esto, de modo que podamos anular el «simple efecto de urgencia» y, en cambio, hacer del «principio de dominación» el principio clave a través del cual operamos. Si estás interesado en este tema, lo detallo más en mi popular serie Détox de Dopamina.

Bueno, ahora profundicemos en los detalles de la matriz de Eisenhower.

Como ya mencioné, la matriz de Eisenhower se compone de 4 cuadrantes:

  1. Urgente e importante
  2. Urgente y no importante
  3. No urgente, pero importante
  4. Ni urgente, ni importante

Nuestro objetivo es clasificar cada uno de nuestras tareas en uno de los cuatro cuadrantes, cada cuadrante tiene una acción correspondiente que dicta cómo debemos comprometernos con ellos. Voy empezar con algunos ejemplos generales y luego mostraré cómo se vería mi matriz.

Para nuestra lista de tareas, usemos lo siguiente:

  •         Terminar el ensayo de mañana
  •         Leer un libro de autoayuda
  •         Lavar la ropa
  •         Responder correos
  •         Ir al gimnasio
  •         Trabajar en un proyecto de clase

Cuadrante 1: urgente e importante

Estas son las tareas ¡Hazlo ahora! Tienen una fecha límite inmediata y son tareas que consideramos importantes. Así que aquí es donde pondríamos la tarea de Terminar el ensayo de mañana.

Cuadrante 2: importante, pero no urgente

Las tareas del cuadrante 2 las consideramos importantes, pero no es necesario que las realicemos de inmediato. Este es el cuadrante de planificación y dónde debemos programar las tareas enumeradas.

Un buen ejemplo de una tarea del cuadrante 2 es el Proyecto de clase, supongamos que esto cuenta para una gran parte de nuestra calificación, pero no se vence el plazo hasta dentro de un par de días o semanas.

Las tareas del cuadrante 2 son aquellas que queremos poner en un calendario y realmente hacer en la fecha en la que planeamos hacerlas, para que no terminen en el cuadrante 1.

Cuadrante 3: urgente, pero no importante

Las tareas del cuadrante 3 deben realizarse de inmediato, pero no es importante que las hagamos nosotros mismos, idealmente, debemos delegar nuestras tareas del cuadrante 3, así tendremos más tiempo para hacer las tareas que son importantes para nosotros, al menos hasta que hayamos terminado de apagar los incendios en el cuadrante 1.

Responder correos es un gran ejemplo de trabajo de relleno que atrae nuestro cerebro cuando tenemos cosas difíciles para hacer en las que realmente nos debemos enfocar, cómo Terminar el ensayo de mañana.

Si tienen poco tiempo, pueden incluirlo en el cuadrante 2 y programarlo para más tarde, o cuando tienen más recursos, pueden contratar a alguien para que administre sus correos electrónicos, que es lo que yo hago.

Lavar la ropa también se incluye en el cuadrante 2, cuando eres joven y pobre, tiene sentido lavar tu ropa, pero cuando tienes más recursos, el lavado de ropa y realmente todas las tareas domésticas, pueden delegarse a una empleada doméstica.

Si aún vives con tu madre y ella ve que te estás rompiendo el trasero tratando de crear una vida mejor, probablemente no le molestara lavar la ropa por ti. No me avergüenza decir que cuando tenía 26 años, volví a vivir con mis padres no solo para reducir costos, sino para aumentar la eficiencia, mi mamá vio que yo trabajaba 15 horas al día y no tenía ningún problema en lavar mi ropa y cocinar todas mis comidas.

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Cuadrante 4: ni urgente ni importante

El cuadrante final, el cuadrante 4, contiene tareas que no son urgentes ni importantes, estas tareas deben ser eliminadas por completo de nuestra vida, son pérdidas de tiempo que no aportan ningún valor a nosotros ni a nuestras metas a largo plazo.

Hay un montón de tareas disfrazadas de trabajo de relleno que nos permiten sentirnos productivos, sin hacer ningún trabajo significativo real. La mayoría de las veces, las tareas del cuadrante 4 consumen la mayor parte de nuestro tiempo a lo largo del día, por lo que tenemos que ser extremadamente despiadados al hacer una purga.

Un gran ejemplo de esto es Inbox Cero, al configurar ciertos filtros en Gmail y tomarse el tiempo para cancelar la suscripción a los cientos de boletines a los que estamos misteriosamente suscritos, podemos reducir el tiempo que pasamos en nuestro correo.

Otro ejemplo aquí es Cocinar, aunque podemos configurar esta tarea en el cuadrante 2, también podríamos preparar la comida para toda una semana, en lugar de pasar 1 hora todos los días cocinando, si preparamos todas las comidas durante el fin de semana, podemos dedicar sólo unos minutos cada día calentándola en el microondas.

Así que ahora solo nos queda una tarea, Leer un libro de autoayuda, dependiendo de dónde nos encontremos en el camino, esto puede caer en cualquiera de los 4 cuadrantes, Si estamos iniciando el camino, podemos considerar esto urgente e importante y pegarlo en el cuadrante 1, si hemos hecho algún progreso en nuestro camino, esto puede ser importante pero no urgente, por lo que podemos colocarlo en el cuadrante 2 y planear leerlo durante el fin de semana, si han leído muchos libros de autoayuda, puede que les resulte más útil incluir la tarea en el cuadrante 3 y delegarla, ¿Qué quiero decir aquí? Bueno, podríamos ver o leer un resumen del libro y, en cambio, concentrarnos en aplicar los puntos clave, si estás en el punto donde estoy en el camino, la mayoría de los libros de autoayuda son una completa pérdida de tiempo, y, por lo tanto, lo pondría en el cuadrante 4.

Mi matriz

Ahora que hemos hablado de cada uno de los 4 cuadrantes, les mostraré un ejemplo de cómo se vería mi propia Matriz. 

Si tengo una grabación de video mañana, una de mis principales prioridades es crear el contenido del Guión, esta tarea es importante para mí y tiene una fecha límite inmediata, entonces iría en el cuadrante 1.

A veces me reúno con otros empresarios que quieren asociarse con AgentFire, por lo que prepararme para esas reuniones también es una prioridad para mí, iría en el cuadrante 1. 

Cuando recién comenzaba, cualquier error automáticamente entraba en el cuadrante 1, sin empleados y sin dinero, tuve que arreglar los errores yo mismo, y cada error era literalmente una cuestión de vida o muerte cuando se trataba de la supervivencia de mi negocio. En el cuadrante 1 sólo podemos reaccionar, por lo que mantener el cuadrante 1 lo más libre posible, es crítico para garantizar que podamos tomar acción frente a las tareas urgentes e importantes que tienden a aparecer de la nada. Afortunadamente, en estos días, si aparece un error, pasa al cuadrante 3 y se delega a mi equipo de desarrolladores.

En mi cuadrante 2, a veces organizó Conferencias para los jóvenes, hablo mucho de lo que hablo en estos videos, crear el contenido para esas presentaciones es algo que es muy importante para mí, pero no tiene que hacerse de inmediato.

La capacidad de dominar el cuadrante 2 nos ayudará a aprender cómo planificar algunos pasos con anticipación y evitar cargar nuestro cuadrante 1, lo que nos produce menos estrés y más tiempo para hacer un trabajo de calidad.

Aprender a aprovechar el cuadrante 3 ha sido uno de los mayores desafíos, pero también una de las habilidades más importantes que adquirí cuando AgentFire empezó a crecer, comencé como un negocio de un solo hombre y así me quedé por unos años, luchando para sobrevivir, pero aprender a contratar, confiar y delegar es lo que realmente me permitió pasar al siguiente nivel.

Para Nelson Quest delegó todo el proceso menos la creación del contenido. Edición, creación de gráficos, traducciones y SEO, tengo un equipo completo que hace eso por mí, pero no se preocupen, realmente soy yo quien responde a todos los comentarios.

En cuanto a mi cuadrante 4, debido a la vida que he creado para mí mismo, en estos días rara vez o nunca tengo algo que vaya allí. En el pasado, este cuadrante estaba mayormente lleno de invitaciones sociales, creo que es importante ser sociable y a decir verdad, es algo en lo que necesito trabajar, pero las invitaciones para salir a bares y clubes a los que solía dar una alta prioridad, no estaban agregando nada a mi vida, en realidad estaban restando, así que las eliminé.

Resumen

Entonces chicos, en resumen:

La Matriz de Eisenhower es un sistema que nos permite ordenar nuestras tareas en 4 cuadrantes, cada uno de los cuales tiene una acción correspondiente.

  • Si tu tarea es Urgente e Importante, hazlo ahora.
  • Si tu tarea no es urgente pero sí importante, prográmala para más tarde.
  • Si tu tarea es urgente pero no importante, delégala.
  • Si tu tarea no es urgente ni importante, elimínala.

La Matriz de Eisenhower es una herramienta que nos ayuda a solucionar las muchas vulnerabilidades y sesgos de nuestro cerebro. Como el ‘simple efecto de urgencia’, que es solo un ejemplo de las muchas «fallas» cognitivas que nos cuesta identificar en nuestro día a día, defectos que nos hacen tomar malas decisiones y ser víctimas de nuestros impulsos.

Soy un gran admirador de los sistemas simples que producen resultados reales, este es el primer video de un nuevo playlist que se llama Sistemas de productividad.

El siguiente video es una inmersión profunda en el principio 80/20, entonces, si deseas más contenido como este, haz clic en suscribirse.

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¡Ciao y nos vemos en el siguiente post!

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